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Sobrecarga na delegação de tarefas: como evitar?

Entre os diversos problemas que podem surgir no ambiente empresarial, a sobrecarga de membros é certamente um dos mais comuns. Apesar de haver inúmeras causas, neste artigo, iremos explorar especificamente a sobrecarga proveniente do excesso e/ou da má distribuição de tarefas.


Delegar tarefas é uma função importante dos líderes de uma equipe, pois ao realizá-la, torna-se possível obter equilíbrio das atividades dentro do ambiente empresarial, bem como otimizar a produtividade entre os colaboradores. Dividir corretamente a responsabilidade de um serviço permite que o foco de cada um seja direcionado a um processo determinado, de modo a diminuir interrupções e permitir que os membros aprimorem os seus conhecimentos e adquiram mais experiência para executar futuros projetos. Além disso, delegar tarefas incita o sentimento de valorização dos membros, uma vez que eles entendem que podem contribuir para gerar resultados.


Sendo assim, delegar tarefas contribui de forma positiva para o funcionamento da equipe, mas caso não seja feita de forma correta, os efeitos podem ser contrários, e além do resultado final ser comprometido, os colaboradores também acabam por ser extremamente prejudicados pela sobrecarga gerada pela delegação inadequada de tarefas.


Os sintomas dessa sobrecarga podem ser tanto físicos, incluindo dores de cabeça e incômodos no corpo, quanto psicológicos, que vão desde dificuldades de concentração até ansiedade e desmotivação, podendo ocorrer conflitos entre os membros dentro e fora de uma mesma equipe, em decorrência do estresse gerado pelo trabalho. Nesse sentido, é necessário saber identificar os erros que ocorrem ao delegar tarefas, para que a sobrecarga não se manifeste. Confira alguns dos principais erros a seguir.


1. Não conhecer os funcionários


Um bom líder é aquele que sabe delegar tarefas de acordo com as competências necessárias pela função a ser exercida. Quando um líder não conhece seus liderados e, portanto, não sabe em quais atividades cada um terá melhor desempenho, a realização das tarefas pode ser comprometida, uma vez que a delegação das mesmas tem grandes chances de ser realizada de maneira aleatória e estar em desacordo com as limitações de cada um. Sendo assim, é necessário que se saiba mapear as competências de cada membro para que as funções sejam distribuídas de forma coerente.


2. Falta de acompanhamento e retorno das tarefas que os membros realizam


Quando um líder não acompanha os seus liderados na execução das atividades, torna-se difícil identificar as dificuldades da equipe e oferecer um retorno aos membros, especificando os pontos a serem melhorados e oferecendo auxílio para tanto. Do mesmo modo, estar distante dos membros impede que o líder dê sugestões e alternativas mais simples para determinadas questões, de forma a otimizar tempo e poupar energia da equipe.


Assim sendo, é imprescindível que exista sempre um contato entre líder(es) e liderado(s), a fim de oferecer suporte, obter melhor conhecimento da equipe e identificar eventuais necessidades de treinamento. O retorno do líder em forma de feedback positivo também é essencial para manter os membros motivados e engajados em suas tarefas.


3. Problemas de comunicação


As tarefas devem ser sempre explicadas de forma clara e objetiva, de preferência com uma explicação do porquê de sua execução, afinal, é muito mais motivador para os membros quando eles entendem o propósito de seu trabalho. Quando não há abertura para comunicação e resolução de dúvidas que venham a surgir, além da motivação ser afetada, são necessárias mais horas para realizar a tarefa, devido ao tempo gasto na busca por respostas que não foram oferecidas. Assim, é fundamental estar sempre disponível a dialogar e auxiliar os membros, optando sempre pela comunicação não violenta.


4. Cobrança excessiva


Estabelecer prazos é necessário, mas quando os membros se sentem muito pressionados a entregar uma tarefa, o sentimento de sobrecarga é quase certo, pois a insistência na obtenção de resultados transforma o trabalho em algo pouco proveitoso, além de trazer uma preocupação constante em relação ao cumprimento de prazos estabelecidos.


Nesse sentido, cobrar a equipe a todo momento e não permitir que os membros encontrem espaço para administrar suas próprias decisões representa não só uma ameaça à qualidade do trabalho final, como também um potencial fator de desmotivação dos membros, pois eles sentem que há pouca confiança depositada em seu trabalho. Portanto, delegar tarefas consiste muito mais em apostar na competência da equipe e promover o crescimento pessoal, incentivando a participação dos membros na produção de resultados, do que em supervisionar insistentemente a equipe para verificar o andamento de seu trabalho.


5. Distribuição desproporcional de tarefas


Delegar mais tarefas a um membro do que a outro, ou delegar as tarefas de forma desproporcional pode ocasionar sobrecarga de alguns pelo mesmo motivo de não se ter conhecimento acerca das competências dos liderados. Por outro lado, pode também ocorrer o extremo contrário: o líder pode estar completamente ciente da forma de trabalho dos membros e, por esse motivo, escolher delegar mais tarefas, ou delegar as tarefas mais difíceis, a quem ele considera mais competente.


O problema, nesse caso, é que a equipe se torna estática, e além de sobrecarregar determinados membros, o desenvolvimento e a possibilidade de aprendizado dos outros são eliminados, já que as tarefas são sempre exercidas pelas mesmas pessoas. O ideal, então, é entender as demandas da equipe, para que seja possível proporcionar uma experiência enriquecedora e garantir que nenhum membro seja sobrecarregado ou sinta-se desvalorizado em relação aos outros.


Dito isso, percebe-se que delegar tarefas não é simples, pois necessita de muita observação e comunicação para que seja feita de maneira adequada e cumpra com seu objetivo de equilibrar a divisão de um serviço, ao invés de acabar gerando sobrecarga nos membros.


Além das soluções citadas, o acompanhamento de membros é essencial para auxiliar na manutenção da harmonia entre a equipe, oferecendo suporte no que diz respeito à comunicação entre líderes e liderados e também nas outras relações interpessoais que permeiam o ambiente organizacional.


Sendo assim, a prática do feedback, como citado anteriormente, é outro bom aliado para promover melhorias na equipe e valorizar os membros de acordo com suas realizações, e uma das funções do acompanhamento de membros é auxiliar na elaboração do feedback de um membro ou até mesmo reportá-lo ao líder ou ao liderado. Portanto, o acompanhante de GP compreende as demandas de cada membro e fica responsável por realizar uma mediação quando necessário, visando facilitar o processo de comunicação interna.

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Está tendo dificuldades em delegar tarefas em sua área ou ficou com alguma dúvida sobre o acompanhamento de membros? Entre em contato conosco, ficaremos felizes em te ajudar!

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